山田晴通:担当講義科目

電子メールを利用した宿題等のレポートについて


::メールを送受信するアドレスについて::メールの標題について::レポートの記入方法について::受信確認と事故への対処について::質問や連絡の方法について::
 山田が担当する授業では、日常的に課す簡単な宿題のレポートや、期末試験に代えるレポートなどを、紙媒体ではなく、電子メールで提出(送信)してもらう場合がよくあります。
 ここでは、そのように電子メールを利用した宿題等のレポートについて、その都度説明をしなくても守ってほしい原則を説明します。宿題等の課題の内容によっては、ここでの説明と異なった対応をとる場合がありますが、その場合は、その都度授業中に指示をしますので、ご注意ください。

 以下、赤字の部分は、特に重要な内容の強調です。
 また、青字の部分は、やや例外的な場合についての説明です。

メールを送受信するアドレスについて

[発信アドレス]
 発信アドレスは、大学のもの(....@tku.ac.jp の形になるもの)に限らずどこからでも構いませんが、こちらから返信することが可能なアドレスにしてください。また、受信確認などの連絡を送る場合がありますので、普段からメールボックスを開ける習慣のあるアドレスから発信してください。
 原則として、パソコンを使ったメール送受信を推奨しますが、携帯電話から送信することも許容します。ただし、こちらは送信先のアドレスが携帯電話であるからといって特段の配慮はしません。携帯電話から送信することで、何らかの不利益、不都合が生じても、それは受講者側の自己責任となります。例えば、まれにこちらから添付書類を送る場合がありますが、送信先が携帯電話であるために添付書類を展開できないといったことがあっても、それは受講者側の自己責任です。

[返信アドレス]
 返信アドレスについても同様に、大学のものに限らずどこからでも構いません。ただし、少数ではありますが毎年、返信先(Reply-to)の設定を誤ったままにしていて、こちらからのメール送信が適切にできない者や、使っているパソコンの時刻設定が適切になされていないために、送信時間でメールを並び替えると、メールが行方不明になってしまう者がいます。そのようなことが起こらないよう、実際にメールを発信する前に、自分の使うパソコンやメールソフトの設定を確認しておいてください。

メールの標題について

[標題の付け方]
 送信するメールには、指示に従って適切な標題をつけ、メールの件名(Subject)欄に記入してください。
 宿題等のレポートのメールは、メールの標題や送受信日によって並べ直し、管理しています。以下のルールを守っていないと、不適切な位置に並べられて、受信に気づかなかったり、採点の際に見落とすなどの事故が起こりやすくなります。メールの標題に関する指示を無視したり、これに反する標題を付けた場合には、評価において減点の対象となります。
 メールの標題に関する指示は、授業についての質問など、レポート以外のメールの場合でも、同じように守ってください。

 標題は、各科目ごとに決められたキーワード(原則として2文字)を全角文字で、続けて学生番号を半角文字で、入力します。これ以降には、氏名や自分用のメモなど、何を書いても構いません。例えば、キーワードが「入門」であるなら、以下のような形になります。
  • メールの標題のよい例:
      入門08c0000
      入門08c0000 大倉喜八郎
      入門08c0000 5月11日出題分

  • メールの標題の悪い例(ありがちなものの例示):
      入門 08c0000  .......不要なスペースが途中に入っている
       入門08c0000  .......不要なスペースが行頭に入っている
      「入門」08c0000  ........不要な記号や文字が入っている
      入門08C0000 ...........学生番号が半角になっていない
      入門08c0000 ...........学生番号の一部が半角になっていない
 なお、一部のプロバイダが発信アドレスになっている場合、上記の指示通りに入力しても受信されるメールではキーワードと学生番号の間に半角のスペースが自動的に挿入されることがあります。これは不可抗力なので、特例として減点の対象とはしません。

[誤った標題のメール]
 キーワードは、それぞれの授業の最初の宿題で指示したものを、その科目を通して使います。誤ったキーワードで送られたレポートは、内容から判断がつく場合は減点の上で受け付けますが、受け付けない場合もあると理解してください。特に、同じ学期に山田が担当する科目を複数受講しているような場合には、誤ったキーワードでメールを送らないよう十分に注意してください。

レポートの記入方法について

[原則はWord文書ファイルの doc 形式、または、docx形式]
 メールでレポートを送る場合、授業中の指示や、宿題の告知における特段の指示がない場合には、Word文書ファイルの doc 形式、または、docx形式で提出してください。テキスト・ファイル(.txt、または、.rtf)でも受け付けますが、できるだけ避けてください。また、圧縮ファイル(.zip など)は、使わないでください
 例外的に、画像ファイルやその他の形式のファイル(例えば、Excel文書や、pdfファイル)の添付を求めることがありますが、その場合は、具体的な指示を出します。そのような課題の場合は、図表や画像を盛り込んだり、レイアウトや色使いを工夫するなど、内容のみならず表現面も含めて評価します。また、ファイル形式について、特に何の指示も出していない宿題等について、上記の指定外のファイルが提出されても、その内容は無視します。もし、何らかの事情から指示されていないファイル形式での提出が必要と考えた場合には、事前に山田にメール等で連絡して指示を求めてください。

[レポートの内容について]
 Word文書のファイルなどでレポートを提出する場合には、プリントアウトだけを見て誰の何のレポートか分るように、最初のページの冒頭に、学生番号や氏名、科目名など、常識的に必要と思われる事項を必ず書き入れてください。
 また、通常は必要ありませんが、例外的にファイル名について指示が出ることもあります。その場合は、指示に従って、ファイル名を付けてください。
 レポートの文字数について指示がある場合は、それを尊重してください。例えば、「800字程度以上」という指示があれば、それに見合う分量の記述が求められているということです。この場合、内容が充実していれば、750字でも減点されることはないでしょうが、中身が空疎で750字であれば、内容を低く評価した上で、さらに字数を理由に減点することになるかもしれません。また、字数が例えば500字程度であれば、明確に大幅減点されます。
 なお、レポート作成の作業に際して参考にした文献の書誌やウェブ・ページの名称/URLなどは、できるだけ詳しく明記してください。これについては、文字数に入りません。書誌の記載方法などは、レポートの書き方の参考書類や、ネット上の情報にあたって、自習してください。
[画像ファイルの扱い]
 画像ファイルの添付を求める場合には、極端に大きくなる画像は適宜サイズを小さくするなどの配慮をしてください。また、圧縮ファイル(zip など)にしたり、文書ファイル(pdf、doc など)などにすることは避けてください。推奨するのは、汎用性のある画像ファイル(jpeg、gif、bmp など)です。
 なお、画像ファイルについては、自分で撮影した画像の場合は、いつどこで何を撮影したのかを、レポートの中に明記してください。また、ネット上に存在する画像ファイルについては、もともとあったページの名称やURLなどを、レポートの中に明記してください。

[署名]
 なお、通常の書状と同様に、電子メールの場合も、いちいち送受信のデータを見なくても、本文を読んだだけで誰が発信したかはっきりするように署名をしておくのは常識です。正しく標題がついていれば、学生番号から誰のレポートかは判断できますが、本文の末尾には、署名をいれるよう心がけてください。

[文字数の指示]
 レポートの文字数について指示がある場合は、それを尊重してください。例えば、「800字程度以上」という指示があれば、それに見合う分量の記述が求められているということです。この場合、内容が充実していれば、750字でも減点されることはないでしょうが、中身が空疎で750字であれば、内容を低く評価した上で、さらに字数を理由に減点することになるかもしれません。また、字数が例えば500字程度であれば、明確に大幅減点されます。

[参考文献、ウェブサイト等の記載]
 なお、レポート作成の作業に際して参考にした文献の書誌やウェブ・ページの名称/URLなどは、できるだけ詳しく明記してください。これについては、文字数に入りません。書誌の記載方法などは、レポートの書き方の参考書類や、ネット上の情報にあたって、自習してください。

受信確認と事故への対処について

[受信確認]
 締切までにレポートのメールがきちんと受信された場合は、原則として24時間以内に受信確認を送ります(出張等との関係でこれが困難な場合は、その旨を事前に授業でお知らせします)。万一、送信してから24時間内に受信確認が届かない場合は、速やかに再度の送信を行うとともに、プリントアウトを用意して次回の授業の際に提出してください。
 送信してから24時間内に受信確認が届かない場合の再送信は、必ず数日以内に行ってください。
それ以降になると、善後策の措置がとれなくなる可能性が大きくなります。また、期末で、授業機会がない段階で受信確認が来ない場合は、プリントアウトを研究室に直接提出して指示を受けてください。こちらも数日以内に行ってください。
 締切よりかなり早め(例えば3日以上前)に送信した場合は、受信確認が遅れる可能性が少し高まります。ただし、早めに提出されたレポートは丁寧に目を通しますので、こちらで不都合に気づけばコメントを付けて再提出を求めることもあります(直前に来信したメールでは十分目が行き届きません)。特に、レポート内容に不安があるような場合には、早めにメールを送ることを推奨します。

[部分的な文字化け]
 メールが部分的に文字化けしている場合には、その旨を折り返して、再送信を求めることがあります。文字化けが起きるケースは、送信側のエンコーディングの設定に問題がある場合が多いようです。文字化けを指摘された場合は、エンコーディングを変えて、送り直してみてください(例えば、ユニコード系の設定にする)。場合によっては、文書ファイルに書き写してファイルを添付することを求めることもあります。
 また、稀に文書ファイルの内容が、文字化けで読めなくなることもあります。そうした場合には、pdfファイル等で送り直すことを求めることがあります。そういう指示があった場合には、速やかに対応してください。


[複数回の送信]
 様々な理由で、同一の課題について2回以上メールを送る場合には、メール標題(件名)の末尾に[再送信]と追記してください。これはメールを整理する上で、いちいちメールを開封しなくても内容を知ることができるようにするためです。
 また、こちらからの指示で、同一の課題について2回以上メールを送るように求める場合には、末尾に[再送信]、[画像ファイル]など、指定されたキーワードを追記することを求めます。これもメールを整理しやすくするための措置です。必ず指示を守るようにしてください。
  • 同一の課題について2回以上メールを送る場合の例:
      入門08c0000  ..............通常(1回目)
      入門08c0000[再送信]..........2回目(以降)
 また、最初のメールで画像ファイルを送り忘れたような場合には、画像ファイルだけを空メールで送るのではなく、レポート本体に画像ファイルを添付する形で再送信し、1通のメールだけを開ければレポートがすべて理解できるようにしてください。
 場合によっては、[再送信]のほか、[形式変更]など、他のキーワードの追記を求めることもあります。具体的に特定のキーワードの追記を指示された場合は、それに従ってください。

 レポートを提出したメールや、関連する原稿のファイル類は、送信後すぐに消さないよう心がけてください。場合によっては、成績照会等の際にそのデータが必要となります。学期終了後半年程度は、データを消さずに保存してください。教員から、送ったメールの内容を再度送り直すように求められた時に、手元にデータが残っていなければ、そのメールは無かったものとして扱われる可能性があります。それによって不利益を被ることになっても、それは自己責任です。



質問や連絡の方法について

 メールによる宿題等のレポートに関する質問や連絡などは、山田の公開アドレス(yamada@tku.ac.jp)宛にメールで送信するか、掲示板「山田晴通の授業、その他」(http://jbbs.livedoor.jp/school/15375/)を利用してください。

 メールを送る際には、上記のレポートの場合と同じように、メールの標題についての指示を守ってください。各科目のキーワードは講義に関するおしらせで確認してください。
[公開:2008.05.20./最終更新:2013.05.08.]



2013年の山田晴通:講義に関するおしらせ  学務課公式サイト
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